Condiciones Ambientales Generales

Ventilación:

-La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del documento. 

-La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. 

Iluminación:

-Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando  no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas. 

- Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones. 

- Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica. 

Soporte:

 Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2 libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de ph esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad”. 

-Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. 

-Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación.

 -No se recomienda utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda en los documentos de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.