Tabla de Retención Documental (TRD)
Listado de SERIES con sus correspondientes
TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del CICLO VITAL de los documentos.
IMPORTANCIA DE LAS
TRD
· Facilitan
el manejo de la información.
PASOS METODOLÓGICOS PARA ELABORACIÓN DE TRD
1.
Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales.
· Elaboración
de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra
cada dependencia).
· Acompañadas
de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren
comprensión y aplicación.
PRINCIPIOS
BÁSICOS DE LAS TRD
La
elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las
series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información.
Los períodos
de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de
Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por
los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
En todo caso el tiempo de retención previsto
para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar
acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez
elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de
Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán
difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía
explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
·
Tabla de Retención Documental (TRD)
Listado de SERIES con sus correspondientes
TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del CICLO VITAL de los documentos.
IMPORTANCIA DE LAS
TRD
· Facilitan
el manejo de la información.
· Contribuyen
a la racionalización de la producción documental.
· Permiten a la
administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
· Facilitan
el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en
ella estipulados.
· Garantizan
la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
· Regulan las
transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
· Sirven de
apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
PASOS METODOLÓGICOS PARA ELABORACIÓN DE TRD
1.
Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales.
2. Análisis De
La información Recolectada
3. Elaboración y
representación de las tablas de retención.
· Elaboración
de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra
cada dependencia).
· Acompañadas
de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren
comprensión y aplicación.
PRINCIPIOS
BÁSICOS DE LAS TRD
La
elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las
series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información.
Los períodos
de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de
Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por
los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
En todo caso el tiempo de retención previsto
para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar
acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez
elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de
Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán
difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía
explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
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