Importancia de un Sistema de Gestión Documental
se basa entre otros en los
siguientes puntos base:
- Se evita la pérdida de documentos, ya que están
todos seguros en un servidor documental central.
- Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias
personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y
departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la
persona que está buscando la información.
- Seguridad: Acceso a la información y los
documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes
permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión
documental.
- Control de cambios de los documentos y control de
revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
- Colaboración entre usuarios para la creación,
modificación y gestión de la misma documentación.
- Captura y extracción de la información de los
documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental
como meta datos.
- Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.
se basa entre otros en los siguientes puntos base:
- Se evita
la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor
documental central.
- Se evita
la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los
documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son
inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la
información.
- Seguridad:
Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada,
al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos
dentro del sistema de gestión documental.
- Control
de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan
a los documentos.
- Colaboración
entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma
documentación.
- Captura y
extracción de la información de los documentos en papel y la integración
en el sistema de gestión documental como meta datos.
- Recuperación de los documentos en formato
electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.
Ventajas
y Desventajas de los Sistema de Gestión Documental
Ventajas:
- Rapidez y
acceso inmediato
- Acceso instantáneo a toda la documentación.
- Reducción
de tiempo de consultas y tareas de archivo.
- Resolución
del problema de localización.
- Control total sobre la documentación e información.
- Información compartida entre diferentes
usuarios.
Fácil y rápida distribución o envío de
documentos.
- Ahorro
material
-
Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).
- Eliminación de desplazamientos.
- Ahorro de espacio físico.
-
Seguridad y fiabilidad
Desventajas:
- Factor
económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión
monetaria importante.
- Las personas
no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una
computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del
nivel aceptable.
- Hay que definir planes de redundancia (es
decir, siempre hay que almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté
ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o
inundación.
- Riesgo de violar alguna ley u otros
reglamentos de trastrabillad y resguardo de la información.
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